Arbeitsplan & Arbeitsvorbereitung
Arbeitsvorbereitung im ERP System statt separater Planungstabellen
BEOSYS begleitet einen Auftrag im ERP System vom hinterlegten Arbeitsplan bis zur Rückmeldung aus der Fertigung, statt Arbeitsvorbereitung zusätzlich in einer separaten Planungssoftware zu pflegen. Fertigungsschritte, Kostenstellenauslastung und Maschinenbelegung stehen dabei im selben System zur Verfügung wie Kalkulation, Stückliste und Lagerverwaltung.
Was ist ein Arbeitsplan in der Fertigung?
Ein Arbeitsplan legt fest, in welcher Reihenfolge ein Bauteil oder eine Baugruppe die einzelnen Fertigungsschritte durchläuft, von der Konstruktion über den Zuschnitt bis zur Montage. Er ist damit die Grundlage dafür, dass ein Auftrag im Betrieb nachvollziehbar und wiederholbar abgearbeitet werden kann. Mehr zum allgemeinen Begriff und seiner Herkunft in der Fertigungstechnik liefert der Wikipedia-Artikel zum Arbeitsplan.
Bei BEOSYS ist der Arbeitsplan kein separates Dokument, sondern direkt mit der Stückliste im ERP System verbunden. Jede Position trägt die für sie hinterlegten Fertigungsschritte, sodass Konstruktion, Fertigung und Montage denselben Datenstand nutzen.
Fertigungsschritte je Bauteil in der Stückliste
Jede Position einer Stückliste im BEOSYS ERP System trägt eine Zeichnungsnummer sowie einen hierarchischen Baugruppenaufbau mit untergeordneten Positionen. Hinterlegte Fertigungsschritte wie Konstruktion, Zuschnitt, Drehen, Fräsen, Schweißen oder Montage lassen sich direkt der jeweiligen Position zuordnen.
Diese Verknüpfung entspricht im Kern dem, was ein klassischer Arbeitsplan leistet, allerdings direkt in der Stückliste hinterlegt statt in einem separaten Dokument. Ändert sich eine Position, bleibt die Zuordnung der Fertigungsschritte nachvollziehbar erhalten.
In der Einzel- und Auftragsfertigung
Bei wiederkehrenden Serienteilen lässt sich ein Arbeitsplan einmal anlegen und wiederverwenden. In der Einzel- und Auftragsfertigung dagegen unterscheidet er sich häufig von Auftrag zu Auftrag, je nach Zeichnung und Kundenwunsch.
Die direkte Verbindung zur Stückliste im BEOSYS ERP System hilft in beiden Fällen, weil sich Fertigungsschritte je Position individuell hinterlegen lassen, ohne für jeden Auftrag ein komplett neues Planungsdokument zu erstellen.
Arbeitsplan bei Sonderanfertigungen und Prototypen
Bei einer Sonderanfertigung oder einem Prototyp gibt es meist noch keinen erprobten Ablauf, auf den sich die Planung stützen kann. Die Fertigungsschritte müssen deshalb je Position neu festgelegt werden, oft in enger Abstimmung zwischen Konstruktion und Werkstatt.
Da Stückliste und Fertigungsschritte im selben ERP System liegen, lässt sich ein für eine Sonderanfertigung neu angelegter Ablauf anschließend auch als Vorlage für ähnliche künftige Aufträge nutzen, statt jedes Mal wieder bei null anzufangen.
Änderungen nachvollziehbar dokumentieren
Ändert sich während der Fertigung ein Arbeitsschritt, etwa weil ein Kunde eine Anpassung wünscht, muss diese Änderung an der richtigen Stelle im System ankommen. Da Stückliste und Fertigungsschritte im selben ERP System liegen, lässt sich eine Änderung direkt an der betroffenen Position nachvollziehen.
Das reduziert das Risiko, dass eine mündlich abgestimmte Änderung nur in der Werkstatt bekannt ist, in der Planung aber nicht ankommt.
Zusammenarbeit zwischen Konstruktion und Werkstatt
Ein solcher Plan entsteht selten allein am Schreibtisch. Häufig braucht die Konstruktion Rückmeldung aus der Werkstatt, etwa dazu, ob ein geplanter Fertigungsschritt in der vorgesehenen Reihenfolge tatsächlich praktikabel ist.
Da Zeichnungsnummer, Baugruppenaufbau und Fertigungsschritte in derselben Stückliste liegen, lässt sich eine solche Rückmeldung direkt an der betroffenen Position vermerken, statt sie in einer separaten E-Mail oder Notiz festzuhalten.
Datenqualität als Voraussetzung
Jede Planung ist nur so gut wie die Daten, auf denen sie beruht. Eine vollständige Zeichnungsnummer, ein korrekt hinterlegter Baugruppenaufbau und eine passende Zuordnung der Fertigungsschritte sind deshalb die Grundlage für alles Weitere.
Fehlt an einer Position eine Angabe oder ist sie veraltet, wirkt sich das direkt auf die Kostenstellenauslastung im Leitstand aus. Deshalb lohnt es sich, diese Grunddaten von Anfang an sorgfältig zu pflegen, statt sie später mühsam nachzutragen.
Arbeitsvorbereitung als Aufgabe im Fertigungsbetrieb
Arbeitsvorbereitung bezeichnet die Planung, wie, wann und mit welchen Kapazitäten ein Auftrag gefertigt wird, bevor die eigentliche Fertigung beginnt. Dazu gehört die Zuordnung von Arbeitsschritten zu Maschinen und Kostenstellen ebenso wie die grobe zeitliche Einordnung im Fertigungsablauf.
Im BEOSYS Leitstand taucht die AV als eigene Kostenstelle auf, direkt neben Kostenstellen wie Zuschnitt, Kanten, Schleifen, Fügen, Montage, Qualitätssicherung und Versand. Sie ist damit ein fester Bestandteil der Kostenstellenauslastung, nicht nur eine vorgelagerte Planungsrunde außerhalb des Systems.
AV im Leitstand: Kostenstellenauslastung im Blick
Der dynamische Fertigungsleitstand von BEOSYS zeigt die Auslastung der einzelnen Kostenstellen. So lässt sich erkennen, an welcher Stelle im Ablauf ein Auftrag gerade steht.
Wer bislang Kapazitäten nur grob nach Erfahrung einschätzt, bekommt im Leitstand eine belastbarere Grundlage: welche Kostenstelle aktuell ausgelastet ist und wo noch Spielraum besteht.
Maschinenbelegung planen statt schätzen
Die Maschinenbelegungssteuerung von BEOSYS zeigt, wie sich ein Auftrag auf die vorhandenen Maschinenkapazitäten verteilt. Statt Belegungspläne auf Zuruf oder per Whiteboard zu pflegen, lässt sich diese Information direkt im ERP System einsehen.
Das hilft besonders dann, wenn mehrere Aufträge gleichzeitig um dieselben Maschinen konkurrieren und eine Entscheidung darüber getroffen werden muss, welcher Auftrag zuerst bearbeitet wird.
Mehrere parallele Aufträge im Blick
In vielen Fertigungsbetrieben laufen mehrere Aufträge gleichzeitig durch dieselben Kostenstellen. Der Leitstand zeigt die Auslastung dieser Kostenstellen auftragsübergreifend, sodass Engpässe frühzeitig erkennbar werden.
Das betrifft sowohl Betriebe mit wenigen, großen Aufträgen als auch solche, die viele kleinere Aufträge parallel durch die Fertigung führen.
Engpässe frühzeitig erkennen
Nicht jede Kostenstelle ist gleich stark ausgelastet. Manche Maschinen oder Arbeitsschritte werden regelmäßig zum Engpass, während andere Kapazitäten frei bleiben. Wer diese Verteilung kennt, kann gezielt gegensteuern, etwa durch eine andere Reihenfolge oder zusätzliche Schichten.
Ohne einen Überblick über die tatsächliche Auslastung bleibt ein solcher Engpass oft erst dann sichtbar, wenn ein Liefertermin bereits gefährdet ist.
Rüstzeiten und Wechsel zwischen Aufträgen
Beim Wechsel von einem Auftrag zum nächsten fällt an vielen Maschinen eine gewisse Rüstzeit an, etwa für den Werkzeugwechsel oder das Einrichten einer neuen Spannvorrichtung. Wird das bei der Reihenfolge der Aufträge nicht berücksichtigt, summieren sich unnötige Wechsel.
Ein Blick in die Kostenstellenauslastung hilft dabei, Aufträge mit ähnlichen Anforderungen möglichst hintereinander einzuplanen, statt sie zufällig über den Tag zu verteilen.
Qualitätssicherung im Blick
Qualitätssicherung ist im BEOSYS Leitstand eine eigene Kostenstelle, ebenso wie Konstruktion, Zuschnitt oder Montage. Ein Fertigungsschritt gilt damit erst als abgeschlossen, wenn auch die Qualitätssicherung durchlaufen wurde.
Für die Planung bedeutet das, dass die Zeit für Prüfungen von vornherein als eigener Schritt im Ablauf berücksichtigt werden kann, statt nachträglich als Verzögerung aufzufallen.
Grundlage der Fertigungssteuerung
Ohne einen hinterlegten Arbeitsplan lässt sich ein Auftrag nur schwer steuern, weil unklar bleibt, welcher Schritt als Nächstes ansteht. Die Fertigungssteuerung im BEOSYS Leitstand baut deshalb auf den je Position hinterlegten Fertigungsschritten auf.
So lässt sich jederzeit nachvollziehen, an welcher Stelle im Ablauf ein Auftrag gerade steht und welche Kostenstelle als Nächstes betroffen ist.
Auftragsabwicklung und Planung im selben System
Ein Arbeitsplan entfaltet seinen Nutzen erst richtig, wenn er Teil der gesamten Auftragsabwicklung ist. Bei BEOSYS läuft deshalb beides im selben ERP System: vom Auftragseingang über die Zuordnung der Fertigungsschritte bis zur Rückmeldung aus der Werkstatt.
So lässt sich der Fortschritt eines Auftrags direkt mit dem hinterlegten Plan abgleichen, ohne Daten manuell zwischen einer separaten Planungssoftware und dem ERP System zu übertragen.
Kalkulation als Grundlage der Planung
Die Kalkulationsmodelle im BEOSYS ERP System, inklusive hinterlegter Staffelpreise für unterschiedliche Stückzahlen, bilden häufig den Ausgangspunkt für die spätere Arbeitsvorbereitung. Eine einmal erstellte Kalkulation lässt sich direkt in den weiteren Auftrag übernehmen.
Damit stehen Kalkulation und Arbeitsvorbereitung nicht in zwei getrennten Systemen, sondern greifen auf dieselbe Datenbasis zurück, von der Angebotsphase bis zur tatsächlichen Fertigung.
Zusammenspiel mit der Lagerverwaltung
Ein Arbeitsplan hängt oft auch von der Materialverfügbarkeit ab. Da Lagerverwaltung und Fertigung im selben ERP System laufen, lässt sich vor Beginn eines Fertigungsschritts prüfen, ob das benötigte Material bereitsteht.
Das verhindert, dass ein Auftrag an einer Kostenstelle liegen bleibt, nur weil ein benötigtes Teil zu spät bestellt oder falsch eingeplant wurde.
Rückmeldungen aus der Werkstatt einbeziehen
Über die Betriebsdatenerfassung fließen Rückmeldungen aus der Werkstatt direkt in den Auftragsfortschritt im Leitstand ein. Das erlaubt einen Abgleich zwischen der Planung und dem tatsächlichen Bearbeitungsstand.
Weicht der tatsächliche Aufwand von der Planung ab, lässt sich das direkt am jeweiligen Fertigungsschritt erkennen, statt erst am Ende des Auftrags überrascht zu werden.
Fremdfertiger einbinden
Läuft ein Teil eines Auftrags über einen externen Partner, unterstützt die EDI-Schnittstelle den elektronischen Datenaustausch mit Lieferanten und Fremdfertigern. Auch ausgelagerte Arbeitsschritte bleiben damit Teil desselben Ablaufs im ERP System.
Für die Planung bedeutet das, dass auch extern vergebene Fertigungsschritte im Blick bleiben, statt außerhalb des Systems separat nachverfolgt werden zu müssen.
Nachkalkulation nach Auftragsabschluss
Nach Abschluss eines Auftrags lässt sich der tatsächliche Aufwand je Kostenstelle mit der ursprünglichen Kalkulation vergleichen. Weicht ein einzelner Fertigungsschritt deutlich vom geplanten Aufwand ab, fällt das direkt auf.
Solche Erkenntnisse lassen sich wiederum für künftige, ähnliche Aufträge nutzen, um die Planung Schritt für Schritt realistischer zu gestalten.
Arbeitsvorbereitung und Terminplanung
Ein Liefertermin lässt sich nur einhalten, wenn die Arbeitsvorbereitung realistisch einschätzt, wie lange die einzelnen Fertigungsschritte an den jeweiligen Kostenstellen dauern. Die Kostenstellenauslastung im Leitstand liefert dafür eine laufend aktuelle Grundlage.
Damit lässt sich ein neuer Auftrag realistischer einplanen, statt Termine allein auf Basis von Erfahrungswerten aus dem Bauchgefühl zuzusagen.
Zusammenspiel mit dem Vertrieb
Auch der Vertrieb profitiert von einer verlässlichen Einschätzung, wie stark die Fertigung aktuell ausgelastet ist. Eine realistische Zusage zum Liefertermin lässt sich leichter treffen, wenn der aktuelle Auslastungsstand der relevanten Kostenstellen bekannt ist.
Das verhindert, dass Zusagen gegenüber Kunden gemacht werden, die die Fertigung anschließend nur mit Mühe oder gar nicht einhalten kann.
Transparenz gegenüber dem Kunden
Wer den Fortschritt eines Auftrags jederzeit im Leitstand nachvollziehen kann, kann Kundenanfragen zum aktuellen Stand deutlich schneller beantworten. Statt erst in der Werkstatt nachfragen zu müssen, reicht ein Blick in die Kostenstellenauslastung.
Das gilt besonders bei längeren Aufträgen mit vielen Fertigungsschritten, bei denen Kunden zwischendurch nach dem aktuellen Stand fragen.
Nachvollziehbarkeit bei Reklamationen
Kommt es zu einer Reklamation, lässt sich mit einer sauber dokumentierten Zuordnung von Fertigungsschritten zu Positionen und Kostenstellen leichter nachvollziehen, an welcher Stelle im Ablauf ein Problem entstanden sein könnte.
Das ersetzt keine eigene Qualitätssicherung, hilft aber dabei, eine Ursache gezielter einzugrenzen, statt den gesamten Ablauf noch einmal von vorn zu prüfen.
Digitalisierung statt Zettelwirtschaft
Viele Fertigungsbetriebe starten mit Laufzetteln, handschriftlichen Notizen oder einzelnen Excel-Tabellen. Das funktioniert eine Zeit lang, wird aber unübersichtlich, sobald mehrere Aufträge gleichzeitig durch mehrere Kostenstellen laufen.
Ein ERP System mit hinterlegten Fertigungsschritten je Position löst dieses Problem, indem alle Beteiligten auf denselben, aktuellen Datenstand zugreifen, statt auf unterschiedliche Zettel oder Tabellenversionen.
Der erste Schritt zu einer strukturierten Lösung
Betriebe, die Arbeitsvorbereitung bislang über Papierlisten, Excel-Tabellen oder mündliche Absprachen organisieren, profitieren meist zuerst davon, Fertigungsschritte einmal vollständig und konsistent je Position in der Stückliste zu hinterlegen.
Der weitere Umstieg auf Leitstand und Kostenstellenauslastung baut darauf auf und lässt sich schrittweise einführen, statt alles auf einmal umzustellen.
Arbeitsplan und Arbeitsvorbereitung kurz zusammengefasst
Ein Arbeitsplan legt fest, welche Fertigungsschritte ein Bauteil durchläuft. Arbeitsvorbereitung sorgt dafür, dass diese Schritte realistisch geplant und den passenden Kostenstellen zugeordnet werden. Bei BEOSYS laufen beide Aufgaben im selben ERP System wie Kalkulation, Stückliste, Lagerverwaltung und Auftragsabwicklung.
Das spart den Abgleich zwischen mehreren separaten Programmen und macht sowohl den Plan als auch den tatsächlichen Fortschritt eines Auftrags jederzeit nachvollziehbar.
Vorteile auf einen Blick
- Arbeitsplan direkt in der Stückliste hinterlegt, statt in einem separaten Dokument
- Arbeitsvorbereitung als eigene Kostenstelle im Leitstand sichtbar
- Maschinenbelegungssteuerung für realistische Kapazitätsplanung
- Rückmeldungen aus der Werkstatt direkt im Auftragsfortschritt
- Einbindung von Fremdfertigern über die EDI-Schnittstelle
Sie möchten Arbeitsplan und Arbeitsvorbereitung mit BEOSYS verbinden?
Sie möchten wissen, wie BEOSYS Arbeitsplan und Arbeitsvorbereitung direkt im ERP System verbindet, statt sie zusätzlich in einer separaten Planungssoftware zu pflegen? Patrick Roessing beantwortet Ihre Fragen zur Umsetzung bei Ihnen im Betrieb, egal ob an einem einzelnen Standort oder über mehrere Werke hinweg.
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Weitere Informationen
Ein Arbeitsplan lässt sich nicht einfach per Schalter aktivieren, gerade wenn zuvor mit Papierlisten oder einzelnen Tabellen gearbeitet wurde. BEOSYS begleitet Betriebe deshalb persönlich bei der Einführung, statt nur eine Software auszuliefern.
Das betrifft sowohl die technische Einrichtung der Stückliste mit den passenden Fertigungsschritten als auch die Einarbeitung der Mitarbeitenden in Leitstand und Kostenstellenauslastung.
Wird die Arbeitsvorbereitung von Papier oder Tabellen auf ein ERP System umgestellt, braucht das Team Zeit, sich an die neue Arbeitsweise zu gewöhnen. Der zeitliche Rahmen dafür hängt von der Betriebsgröße und den bisherigen Abläufen ab.
Eine schrittweise Einführung, etwa zunächst für eine Fertigungslinie oder Kostenstelle, erleichtert den Übergang gegenüber einer Umstellung auf einen Schlag.
Eine neu eingeführte Planung wirkt nur, wenn das Team sie im Alltag auch tatsächlich nutzt. Eine kurze, praxisnahe Einweisung direkt an den hinterlegten Fertigungsschritten hilft dabei mehr als eine rein theoretische Schulung.
Fragen aus der Praxis, etwa zur richtigen Kostenstelle für einen bestimmten Schritt, lassen sich meist am schnellsten direkt am konkreten Auftrag klären, nicht abstrakt im Schulungsraum.
In der Fachliteratur wird häufig zwischen Betriebsdatenerfassung (BDE) und Maschinendatenerfassung (MDE) unterschieden. BDE erfasst allgemein auftrags- und personenbezogene Daten wie Beginn und Ende eines Arbeitsschritts, während MDE eher maschinenbezogene Zustände wie Laufzeiten erfasst.
BEOSYS deckt mit der Betriebsdatenerfassung den auftragsbezogenen Teil ab, in Verbindung mit dem Leitstand und der Kostenstellenauslastung. Ob und in welchem Umfang zusätzlich eine separate MDE-Anbindung sinnvoll ist, hängt vom jeweiligen Maschinenpark ab.
Erfasste Zeiten aus der Fertigung werden bei BEOSYS strukturiert an die bestehende Lohn- und Finanzbuchhaltung des Kunden übergeben. Die eigentliche Abrechnung erfolgt weiterhin in der jeweiligen Fachsoftware, nicht in BEOSYS selbst.
Für die Arbeitsvorbereitung ist vor allem wichtig, dass die an einer Kostenstelle erfassten Zeiten verlässlich dem richtigen Auftrag und der richtigen Position zugeordnet werden, bevor sie weitergegeben werden.
Fertigt ein Betrieb an mehreren Standorten, muss die Arbeitsvorbereitung auch standortübergreifend nachvollziehbar sein. Da alle Standorte im selben BEOSYS ERP System arbeiten, muss nicht jeder Standort eine eigene, isolierte Planung pflegen.
So lässt sich auch erkennen, ob eine Kostenstelle an einem anderen Standort freie Kapazität hätte, während sie am ursprünglichen Standort ausgelastet ist.
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Häufige Fragen zum Arbeitsplan und zur Arbeitsvorbereitung
Ein Arbeitsplan legt fest, welche Fertigungsschritte ein Bauteil oder eine Baugruppe durchläuft, zum Beispiel Zuschnitt, Drehen, Fräsen, Schweißen oder Montage. Arbeitsvorbereitung ist die übergeordnete Aufgabe, diese Schritte zeitlich einzuplanen und den passenden Kostenstellen und Kapazitäten zuzuordnen.
Nein. Arbeitsplan und Arbeitsvorbereitung sind bei BEOSYS kein separates Zusatzprodukt, sondern Teil des ERP Systems. Stückliste, Leitstand und Kostenstellenauslastung greifen dabei auf dieselbe Datenbasis zu wie Kalkulation und Auftragsabwicklung.
Jede Position der Stückliste trägt eine Zeichnungsnummer sowie hinterlegte Fertigungsschritte wie Konstruktion, Zuschnitt, Drehen, Fräsen, Schweißen oder Montage. Diese Zuordnung entspricht im Kern einem klassischen Arbeitsplan, direkt in der Stückliste hinterlegt.
Der dynamische Fertigungsleitstand von BEOSYS zeigt die Auslastung einzelner Kostenstellen, darunter auch die Arbeitsvorbereitung selbst, neben Kostenstellen wie Konstruktion, Zuschnitt, Montage oder Qualitätssicherung.
Läuft ein Teil eines Auftrags über einen externen Partner, unterstützt die EDI-Schnittstelle den elektronischen Datenaustausch mit Lieferanten und Fremdfertigern. So bleiben auch ausgelagerte Arbeitsschritte Teil desselben Ablaufs im ERP System.
BEOSYS arbeitet mit Clients: Der Arbeitsplan ist an allen BEOSYS-Arbeitsplätzen verfügbar, an denen der Client installiert ist. Für Monteure und Servicemitarbeiter gibt es zusätzlich die Mobile Zeiterfassung im Browser, inklusive Serviceberichterstellung im Außendienst.
Ja. Über die Betriebsdatenerfassung fließen Rückmeldungen aus der Werkstatt direkt in den Auftragsfortschritt im Leitstand ein, sodass sich der geplante Arbeitsplan mit dem tatsächlichen Bearbeitungsstand abgleichen lässt.
Besonders für Fertigungsbetriebe im Maschinenbau, in der Blechbearbeitung, Zerspanung, im Anlagenbau oder Werkzeugbau, die Fertigungsschritte bislang nur mündlich oder auf Papier weitergeben. Das betrifft kleinere Betriebe ebenso wie wachsende Unternehmen mit mehreren Standorten.
Die Kalkulationsmodelle im BEOSYS ERP System, inklusive hinterlegter Staffelpreise, bilden häufig den Ausgangspunkt für die spätere Arbeitsvorbereitung. Eine erstellte Kalkulation lässt sich direkt in den weiteren Auftrag und damit in den Arbeitsplan übernehmen.
Das hängt von der Betriebsgröße, der Komplexität der Fertigungsschritte und den bestehenden Abläufen ab. Der zeitliche Rahmen wird persönlich mit dem jeweiligen Ansprechpartner besprochen, statt pauschal für jeden Betrieb gleich angesetzt zu werden.