Auftragsabwicklung & Auftragsmanagement
Auftragsabwicklung im ERP System statt separater Auftragsverwaltung Software
BEOSYS begleitet einen Auftrag im ERP System von der Kundenanfrage bis zum Abschluss in der Fertigung, statt Auftragsabwicklung und Auftragsmanagement zusätzlich in einer separaten Auftragsverwaltung Software zu pflegen. Auftragsfortschritt, Maschinenbelegung und Kostenstellenauslastung stehen dabei im selben System zur Verfügung wie Kalkulation, Stückliste und Lagerverwaltung. Das gilt für einen einzelnen Auftrag ebenso wie für mehrere parallel laufende Aufträge in der Fertigung.
Von der Kundenanfrage zum Auftrag im ERP System
Am Anfang der Auftragsabwicklung steht bei BEOSYS die Erfassung der Kundenanfrage im ERP System. Mehr zum allgemeinen Begriff der Auftragsabwicklung finden Sie im entsprechenden Wikipedia-Artikel. Über die CAD/3D-Integration lassen sich technische Daten direkt aus der Konstruktion übernehmen, sodass die automatische Fertigungsdatenberechnung im Anschluss auf denselben Daten aufbaut, die später auch in der Fertigung verwendet werden. So entsteht aus einer Anfrage ein Auftrag, ohne dieselben Angaben mehrfach in unterschiedlichen Programmen zu erfassen.
Kalkulation als Grundlage für den Auftrag
Die Kalkulationsmodelle im BEOSYS ERP System berechnen aus den Fertigungsdaten die Grundlage für den weiteren Auftrag, inklusive hinterlegter Staffelpreise für unterschiedliche Stückzahlen. Weil Kalkulation und Auftragsbearbeitung im selben System laufen, lässt sich eine einmal erstellte Kalkulation direkt in den Auftrag übernehmen, statt sie für die Auftragsverwaltung erneut zu erfassen.
Auftragsverwaltung Software oder ERP System: eine Frage der Bezeichnung
BEOSYS bietet keine eigenständige, separat vermarktete Auftragsverwaltung Software als Zusatzprodukt an. Auftragsabwicklung und Auftragswesen sind stattdessen fester Bestandteil des ERP Systems, sodass Kalkulation, Stückliste, Leitstand und Lagerverwaltung dieselben Auftragsdaten nutzen, statt sie über eine zusätzliche, separat zu pflegende Schnittstelle abzugleichen.
Ohne Systembrüche zwischen den Schritten
Weil Auftragsbearbeitung, Kalkulation, Stückliste, Leitstand und Lagerverwaltung im selben ERP System laufen, entstehen an den Übergängen zwischen den einzelnen Schritten keine Systembrüche. Daten, die einmal bei der Kundenanfrage erfasst wurden, stehen bis zum Abschluss eines Auftrags im selben System zur Verfügung, ohne erneut abgetippt werden zu müssen.
Teil eines Gesamtsystems
Auftragsabwicklung und Auftragsmanagement sind bei BEOSYS kein isoliertes Modul, sondern mit Kalkulation, Stückliste, Lagerverwaltung, Leitstand, Betriebsdatenerfassung und Personalzeiterfassung im selben ERP System verbunden. Diese Verzahnung ist der Grund, warum sich Daten aus diesem Ablauf ohne separate Schnittstelle in den übrigen Modulen wiederfinden.
Auftragsmanagement im BEOSYS Leitstand
Im dynamischen Fertigungsleitstand von BEOSYS lässt sich der Fortschritt laufender Aufträge fortlaufend verfolgen. Die Kostenstellenauslastung, beispielsweise für Konstruktion, Zuschnitt, Kanten, Schleifen, Fügen, Montage, QS oder Versand, zeigt, wie ein Auftrag durch die einzelnen Fertigungsschritte läuft. Die Maschinenbelegungssteuerung sorgt zusätzlich dafür, dass sich Aufträge realistisch auf die vorhandenen Kapazitäten verteilen lassen.
Mehrere parallele Aufträge im Blick
In der Praxis läuft in einem Fertigungsbetrieb selten nur ein Auftrag gleichzeitig. Der Leitstand von BEOSYS zeigt deshalb nicht nur den Fortschritt eines einzelnen Auftrags, sondern die Auslastung der jeweiligen Kostenstellen über mehrere gleichzeitig laufende Aufträge hinweg. So lässt sich erkennen, an welcher Stelle mehrere Aufträge um dieselbe Kapazität konkurrieren, bevor daraus ein Engpass wird. So lässt sich auch erkennen, ob eine zusätzliche Schicht oder Maschine sinnvoll wäre.
Betriebsdatenerfassung ergänzt den Auftragsfortschritt
Rückmeldungen aus der Werkstatt fließen über die Betriebsdatenerfassung direkt in den Auftragsfortschritt im Leitstand ein. So entspricht der Auftragsfortschritt im Leitstand dem tatsächlichen Stand in der Werkstatt.
Personalzeiterfassung im Auftragskontext
Neben der Betriebsdatenerfassung lässt sich im BEOSYS ERP System auch die Personalzeiterfassung einem Auftrag zuordnen. Die Kernfunktion ist die Zeiterfassung am Terminal, ergänzt um ein mobiles Modul für Mitarbeitende unterwegs, etwa Monteure im Außendienst. So lassen sich Auftrags- und Personalzeiten im selben System gegenüberstellen.
BDE und MDE im Überblick
In diesem Zusammenhang fallen häufig die Begriffe BDE (Betriebsdatenerfassung) und MDE (Maschinendatenerfassung). Beide bezeichnen allgemein die Erfassung von Daten aus der Fertigung, wobei sich BDE eher auf Auftrags- und Personaldaten und MDE eher auf reine Maschinendaten bezieht. Bei BEOSYS läuft die Betriebsdatenerfassung als Teil des Leitstands direkt im ERP System und damit im selben System wie die übrigen Abläufe.
Auftragsdaten in der Stückliste
Jeder Auftrag ist im BEOSYS ERP System mit einer Stückliste verbunden, die je Position eine Zeichnungsnummer sowie einen hierarchischen Baugruppenaufbau mit untergeordneten Positionen abbildet. Hinterlegte Fertigungsschritte wie Konstruktion, Zuschnitt, Drehen, Fräsen, Schweißen oder Montage lassen sich direkt der jeweiligen Position zuordnen, sodass Auftragsmanagement und technische Auftragsdaten im selben System zusammenlaufen.
Auftragsbezogene Dokumentation in der Stückliste
Zu jedem Auftrag gehören technische Angaben wie die Zeichnungsnummer je Position sowie die hinterlegten Fertigungsschritte. Diese auftragsbezogene Dokumentation bleibt im BEOSYS ERP System direkt mit dem jeweiligen Auftrag verknüpft, sodass sich auch nach Abschluss eines Auftrags nachvollziehen lässt, welche Schritte und Positionen dazugehörten.
In der Einzel- und Auftragsfertigung
Gerade in der Einzel- und Auftragsfertigung ist jeder Auftrag anders, mit unterschiedlichen Zeichnungen, Stücklisten und Fertigungsschritten je Auftrag. Weil Auftragsbearbeitung und Auftragsmanagement bei BEOSYS direkt auf denselben Stammdaten wie Kalkulation und Stückliste aufbauen, lässt sich auch ein auftragsbezogen individuell gefertigtes Produkt strukturiert durch die Fertigung begleiten, statt für jeden Auftrag eine komplett neue Grundlage aufzubauen.
Nachvollziehbarkeit bei Reklamationen
Auch wenn nach Abschluss eines Auftrags Rückfragen oder Reklamationen auftreten, lässt sich im ERP System nachvollziehen, welche Fertigungsschritte, Positionen und Rückmeldungen zu dem betroffenen Auftrag gehörten. Diese auftragsbezogene Nachvollziehbarkeit ist ein Vorteil davon, Auftragsabwicklung und technische Auftragsdaten im selben System statt in getrennten Ablagen zu führen.
Lagerverwaltung, Schnittstellen und Fremdfertigung im Auftrag
Damit ein Auftrag zuverlässig starten kann, spielt auch die Verfügbarkeit von Material eine Rolle. BEOSYS verbindet die Auftragsabwicklung deshalb mit der Lagerverwaltung im selben ERP System, sodass sich Materialbestände und Auftragsbedarf im selben System gegenüberstellen lassen, statt sie zwischen zwei getrennten Programmen abzugleichen.
Fremdfertigung und externe Partner im Auftrag
Läuft ein Teil eines Auftrags über einen externen Partner, etwa im Rahmen einer Fremdfertigung, unterstützt die EDI-Schnittstelle den elektronischen Datenaustausch mit Lieferanten und Fremdfertigern. So bleiben auch ausgelagerte Arbeitsschritte Teil desselben Ablaufs, statt separat außerhalb des ERP Systems nachverfolgt werden zu müssen.
Anbindung an bestehende Systeme
Neben der EDI-Schnittstelle zu Lieferanten und Fremdfertigern lässt sich BEOSYS auch an die bestehende Lohn- und Finanzbuchhaltung anbinden. Im Rahmen der Personalzeiterfassung erfasste und strukturierte Zeiten werden dabei per Schnittstelle an die vorhandene Lohnbuchhaltung übergeben, die Abrechnung selbst übernimmt weiterhin das dafür vorgesehene System. So bleibt dieser Ablauf eng mit den übrigen betrieblichen Abläufen verzahnt, ohne bestehende Systeme zu ersetzen.
Qualitätssicherung, Versand und Nachkalkulation
Qualitätssicherung im Auftrag
BEOSYS bringt eigene Funktionen zur Qualitätssicherung mit: Zu einem Auftrag lassen sich Prüfungen hinterlegen, etwa Stichprobenprüfungen, deren Ergebnisse direkt im System dokumentiert werden. So bleibt nachvollziehbar, welche Prüfungen zu einem Auftrag durchgeführt wurden und mit welchem Ergebnis.
Auch die Qualitätssicherung ist als eigene Kostenstelle Teil des Leitstands bei BEOSYS. Ein Auftrag durchläuft damit nicht nur Fertigungsschritte wie Zuschnitt, Kanten oder Montage, sondern lässt sich auch im Hinblick auf die Auslastung der Qualitätssicherung im selben System verfolgen, bevor er in den Versand geht.
Am Ende: der Versand
Am Ende dieses Ablaufs steht der Versand als letzte Kostenstelle im Leitstand. Auch dieser Schritt lässt sich im selben System wie die vorherigen Fertigungsschritte verfolgen, sodass der gesamte Weg eines Auftrags von der Kundenanfrage bis zum Versand in einem einzigen ERP System abgebildet ist.
Nachkalkulation nach Auftragsabschluss
Nach Abschluss eines Auftrags lässt sich der tatsächliche Aufwand mit der ursprünglichen Kalkulation vergleichen, da die im Leitstand erfassten Rückmeldungen aus der Fertigung im selben ERP System für die Nachkalkulation zur Verfügung stehen. Das hilft dabei, künftige, ähnliche Aufträge realistischer zu kalkulieren, ohne Daten manuell aus einem separaten System zusammentragen zu müssen.
Auftragsmanagement im Betriebsalltag
Was sich im Tagesgeschäft der Arbeitsvorbereitung ändert
Für die Arbeitsvorbereitung bedeutet die zentrale Erfassung vor allem weniger Abstimmungsaufwand zwischen unterschiedlichen Listen und Tabellen. Informationen, die früher telefonisch oder per Zettel zwischen Werkstatt und Büro ausgetauscht wurden, stehen stattdessen direkt im selben System zur Verfügung, sobald sie einmal erfasst sind.
Im Tagesgeschäft der Werkstatt
Für die Mitarbeitenden in der Werkstatt bedeutet ein durchgängiger Ablauf vor allem, dass sie Rückmeldungen einmal direkt am Leitstand erfassen, statt zusätzlich Zettel oder separate Listen zu führen. Diese Rückmeldungen stehen anschließend sofort für Auftragsmanagement, Kalkulation und Planung zur Verfügung, ohne einen weiteren Übertragungsschritt zu benötigen.
Transparenz gegenüber Kunden
Weil der Fortschritt eines Auftrags im Leitstand jederzeit einsehbar ist, lässt sich einem Kunden auf Nachfrage zuverlässiger Auskunft über den aktuellen Stand geben, als wenn diese Information erst aus mehreren Quellen zusammengetragen werden müsste. Das ist ein weiterer Effekt davon, dass dieser Ablauf durchgängig im selben ERP System läuft.
Mehrere Standorte im Blick
Läuft ein Auftrag über mehrere Standorte oder Werke, lässt sich der Fortschritt im Leitstand ebenso zentral verfolgen wie an einem einzelnen Standort. Das betrifft einzelne Fertigungsbetriebe ebenso wie wachsende Unternehmen, die diese Abläufe über mehrere Werke hinweg koordinieren müssen.
Auftragsmanagement bei wachsenden Unternehmen
Mit zunehmender Auftragszahl wächst auch der Koordinationsaufwand zwischen Kalkulation, Fertigung und Rückmeldung aus der Werkstatt. Ein strukturiertes Auftragswesen im ERP System hilft dabei, diesen Aufwand auch bei steigender Auftragszahl oder zusätzlichen Standorten überschaubar zu halten, statt mit der Anzahl der Aufträge proportional mitzuwachsen.
Für welche Betriebe sich strukturierte Auftragsabwicklung lohnt
Strukturierte Auftragsabwicklung lohnt sich besonders für Fertigungsbetriebe im Maschinenbau, in der Blechbearbeitung, Zerspanung, im Anlagenbau oder Werkzeugbau, die Auftragsfortschritt und Kapazitäten bislang nur mit Papierlisten oder mündlichen Rückmeldungen aus der Werkstatt nachvollziehen. Sobald Auftragsabwicklung und Auftragsmanagement strukturiert im ERP System laufen, lassen sie sich direkt für Planung und Kalkulation nutzen, statt in einzelnen Zetteln oder Excel-Tabellen verstreut zu bleiben.
Auftragsmanagement für mehrere Branchen
BEOSYS positioniert sich als ERP System für Maschinenbau und Metallbearbeitung und deckt damit die Auftragsabwicklung für unterschiedliche Branchen ab, darunter Maschinenbau, Blechbearbeitung, Zerspanung, Anlagenbau und Werkzeugbau. Über 600 Unternehmen nutzen BEOSYS für ihre tägliche Arbeit, auch für die Abwicklung ihrer Aufträge.
Funktionen für Auftragsabwicklung und Auftragsmanagement im Überblick
Zur Auftragsbearbeitung und zum Auftragswesen bei BEOSYS gehören unter anderem: Kundenanfrage-Erfassung mit CAD/3D-Integration, automatische Fertigungsdatenberechnung, Kalkulationsmodelle mit Staffelpreisen, der dynamische Fertigungsleitstand mit Kostenstellenauslastung und Maschinenbelegungssteuerung, die Stückliste mit Zeichnungsnummer und Baugruppenaufbau, die EDI-Schnittstelle für Fremdfertigung, Betriebsdatenerfassung und Personalzeiterfassung sowie hinterlegbare Prüfungen und Stichprobenprüfungen mit Dokumentation der Ergebnisse in der Qualitätssicherung.
Vorteile auf einen Blick
- Auftragsbearbeitung und Auftragswesen im selben ERP System wie Kalkulation, Stückliste und Lagerverwaltung
- Auftragsfortschritt und Kostenstellenauslastung jederzeit im Leitstand einsehbar
- EDI-Schnittstelle für Fremdfertigung und externe Partner im Auftrag
- Persönliche Begleitung durch einen festen Ansprechpartner bei der Einführung
Auftragsbearbeitung und Auftragswesen laufen bei BEOSYS von der Kundenanfrage über Kalkulation und Fertigung bis zur Rückmeldung im Leitstand in einem einzigen ERP System, statt zusätzlich eine separate Auftragsverwaltung Software zu benötigen. Das gilt für einen einzelnen Auftrag ebenso wie für mehrere parallel laufende Aufträge über einen oder mehrere Standorte hinweg.
Sie möchten Auftragsabwicklung und Auftragsmanagement mit BEOSYS verbinden?
Sie möchten wissen, wie BEOSYS Auftragsabwicklung und Auftragsmanagement direkt im ERP System verbindet, statt sie zusätzlich in einer separaten Auftragsverwaltung Software zu pflegen? Patrick Roessing beantwortet Ihre Fragen zur Umsetzung bei Ihnen im Betrieb, egal ob an einem einzelnen Standort oder über mehrere Werke hinweg.
Sie möchten Auftragsabwicklung und Auftragsmanagement mit BEOSYS verbinden?
Sie möchten wissen, wie BEOSYS Auftragsabwicklung und Auftragsmanagement direkt im ERP System verbindet, statt sie zusätzlich in einer separaten Auftragsverwaltung Software zu pflegen? Patrick Roessing beantwortet Ihre Fragen zur Umsetzung bei Ihnen im Betrieb, egal ob an einem einzelnen Standort oder über mehrere Werke hinweg.
Weitere Informationen
Die Einführung der Auftragsbearbeitung im ERP System erfolgt persönlich begleitet durch einen festen Ansprechpartner bei BEOSYS. Fragen zur Umsetzung im eigenen Betrieb lassen sich direkt mit dieser Ansprechperson klären.
BEOSYS wurde 1986 in Isselburg/Werth gegründet, 1992 erfolgte der Umzug nach Hamminkeln, seit 2000 hat das Unternehmen seinen Sitz in Bocholt. Weitere Standorte befinden sich in Seevetal, Würzburg und Leipzig, eröffnet zwischen 2011 und 2019. 2015 wurden die Anteile an die Elfrich-Stiftung übertragen, 2017 die Führung an die nächste Generation übergeben. Das Firmengebäude im Technologiepark Bocholt entstand im Jahr 2000 und wurde 2010 erweitert. Aktuelle Geschäftsführer sind Christian Eitner (Vertrieb), Sybille Elfrich (Finanzen) und Patrick Roessing (Technologie).
Wer Auftragsabwicklung und Auftragsmanagement bislang über mehrere separate Listen oder Programme organisiert, fragt sich häufig, wie aufwendig eine Umstellung auf ein zentrales ERP System ist. Der zeitliche Rahmen lässt sich im Einführungsprojekt direkt klären.
Wer Auftragsbearbeitung und Auftragswesen bislang über mehrere getrennte Programme oder Tabellen organisiert, kann sich für ein unverbindliches Gespräch an BEOSYS wenden. Im ersten Gespräch lässt sich klären, welche der bestehenden Abläufe sich direkt im ERP System abbilden lassen und wo eine Anpassung an den eigenen Betrieb sinnvoll ist.
Auch wenn sich Abläufe im Betrieb ändern, bleibt die Bedienung im Alltag überschaubar: Wer bereits mit anderen Modulen des Systems gearbeitet hat, findet sich in der neuen Oberfläche schnell zurecht. Rückfragen aus der Werkstatt lassen sich in der Einführungsphase direkt klären.
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Häufige Fragen zur Auftragsabwicklung
Auftragsabwicklung bezeichnet den gesamten Weg eines Auftrags von der Kundenanfrage über Kalkulation und Fertigung bis zur Rückmeldung im Leitstand. Bei BEOSYS läuft dieser Weg direkt im ERP System, sodass Kalkulation, Stückliste und Auftragsfortschritt dieselben Daten nutzen, statt sie zwischen mehreren Programmen abzugleichen.
Nein. BEOSYS bietet keine separate Auftragsverwaltung Software als eigenständiges Produkt an. Auftragsabwicklung und Auftragsmanagement sind stattdessen Teil des ERP Systems, sodass Kalkulation, Stückliste, Leitstand und Lagerverwaltung im selben System verwaltet werden, statt über eine zusätzliche, separat zu pflegende Schnittstelle.
Der Fortschritt eines Auftrags lässt sich im dynamischen Fertigungsleitstand von BEOSYS verfolgen, unter anderem anhand der Kostenstellenauslastung einzelner Fertigungsschritte. Die Maschinenbelegungssteuerung zeigt zusätzlich, wie sich ein Auftrag auf die vorhandenen Kapazitäten verteilt.
Die Kalkulationsmodelle im BEOSYS ERP System bilden die Grundlage für den weiteren Auftrag, inklusive hinterlegter Staffelpreise für unterschiedliche Stückzahlen. Da Kalkulation und Auftragsabwicklung im selben System laufen, lässt sich eine erstellte Kalkulation direkt in den Auftrag übernehmen.
Läuft ein Teil eines Auftrags über einen externen Partner, unterstützt die EDI-Schnittstelle den elektronischen Datenaustausch mit Lieferanten und Fremdfertigern. So bleiben auch ausgelagerte Arbeitsschritte Teil derselben Auftragsabwicklung im ERP System.
Ja. Zu einem Auftrag lassen sich Prüfungen hinterlegen, etwa Stichprobenprüfungen, deren Ergebnisse direkt im ERP System dokumentiert werden. Zusätzlich ist die Qualitätssicherung als eigene Kostenstelle Teil des Leitstands, sodass sich ihre Auslastung im Auftragsdurchlauf verfolgen lässt.
Jeder Auftrag ist mit einer Stückliste verbunden, die je Position eine Zeichnungsnummer sowie einen hierarchischen Baugruppenaufbau mit untergeordneten Positionen abbildet. Hinterlegte Fertigungsschritte wie Konstruktion, Zuschnitt, Drehen, Fräsen, Schweißen oder Montage lassen sich direkt der jeweiligen Position zuordnen.
Besonders für Fertigungsbetriebe im Maschinenbau, in der Blechbearbeitung, Zerspanung, im Anlagenbau oder Werkzeugbau, die Auftragsfortschritt bislang nur mit Papierlisten oder mündlichen Rückmeldungen aus der Werkstatt nachvollziehen. Das betrifft kleinere Betriebe ebenso wie wachsende Unternehmen mit mehreren Standorten.
Das hängt von der Betriebsgröße und den bestehenden Abläufen ab. Da Auftragsabwicklung und Auftragsmanagement Teil des BEOSYS ERP Systems sind, wird der zeitliche Rahmen persönlich mit Ihrem Ansprechpartner besprochen, statt pauschal für jeden Betrieb gleich angesetzt zu werden.
Ja. Über die Betriebsdatenerfassung fließen Rückmeldungen aus der Werkstatt direkt in den Auftragsfortschritt im Leitstand ein. So lässt sich der tatsächliche Bearbeitungsstand eines Auftrags mit der ursprünglichen Kalkulation vergleichen, ohne Daten manuell aus einem separaten System zu übertragen.