ERP Einführung

Die Begriffe ERP Implementierung und ERP Einführung werden im deutschsprachigen Raum meist synonym verwendet und beschreiben denselben Vorgang: den Weg von der ersten Analyse bis zum laufenden Betrieb eines neuen ERP Systems. Wer sich unabhängig von BEOSYS zunächst allgemein informieren möchte, findet eine Einordnung im Wikipedia-Artikel zu Enterprise-Resource-Planning.

Für die Einführung bei BEOSYS spielt diese Wortwahl keine Rolle: Ob Sie von ERP Implementierung oder ERP Einführung sprechen, der Ablauf in den sechs Phasen bleibt derselbe, und Sie erhalten in beiden Fällen denselben festen Ansprechpartner durch das gesamte Projekt.

Eine ERP Implementierung ist mehr als das reine Aufspielen einer Software auf vorhandene Rechner. Sie umfasst die Analyse bestehender Abläufe in Kalkulation, Materialverwaltung und Fertigung, die Anpassung des Systems an diese Abläufe und die Übernahme vorhandener Daten aus Excel-Listen oder einem Vorgängersystem, bevor überhaupt mit der eigentlichen Nutzung begonnen wird.

Wird dieser Unterschied unterschätzt, entsteht oft der Eindruck, eine ERP Einführung sei nach wenigen Tagen abgeschlossen, weil die Software technisch läuft. Ob das System aber tatsächlich zu Ihrem Betrieb passt, zeigt sich erst, wenn Kalkulation, Materialverwaltung und Fertigungssteuerung im Tagesgeschäft zusammenspielen, und genau darauf ist der sechsstufige Ablauf bei BEOSYS ausgerichtet.

Analyse, Konzept, Einrichtung und Customizing, Datenübernahme, Schulung und Go-Live folgen bei BEOSYS demselben roten Faden, mit festen Ansprechpartnern statt wechselnden Kontakten durch alle Phasen hindurch.

Über 600 Implementierungen seit 1986 fließen in diesen Ablauf ein, viele davon bei Fertigungsbetrieben mit ähnlichen Anforderungen an Kalkulation, Materialverwaltung und Termintreue wie Ihr eigener Betrieb.

Wer eine ERP Implementierung plant, profitiert davon, sich schon vor dem eigentlichen Projektstart über einige Punkte Gedanken zu machen: welche Abteilungen betroffen sind, welche bestehenden Daten übernommen werden sollen und wer im eigenen Betrieb als Ansprechpartner zur Verfügung steht. Diese Vorüberlegungen verkürzen später die Analysephase, weil viele Informationen bereits vorliegen.

BEOSYS bespricht diese Punkte üblicherweise bereits im Erstgespräch, bevor die eigentliche ERP Einführung beginnt. So lässt sich frühzeitig einschätzen, wie umfangreich das Projekt für Ihren Betrieb tatsächlich wird, und der weitere Ablauf lässt sich realistisch planen.

Eine ERP Einführung ist ein einmaliges Projekt mit klarem Anfang und Ende, während die anschließende Pflege des Systems ein fortlaufender Prozess ist. Nach Abschluss der ERP Implementierung geht es vor allem darum, das System an neue Anforderungen anzupassen, etwa wenn sich Abläufe in der Fertigung ändern oder neue Mitarbeitende eingearbeitet werden müssen.

Diese Unterscheidung ist auch deshalb wichtig, weil sie hilft, den Aufwand richtig einzuschätzen: Die intensivste Phase liegt während der ERP Einführung selbst, während der laufende Aufwand danach deutlich geringer ausfällt, aber nicht bei null liegt.

Wer diesen Unterschied von Anfang an einplant, gerät nach dem Go-Live seltener in die Situation, laufende Anpassungen mit dem ursprünglichen Einführungsbudget zu verwechseln.

Ob man von ERP Einführung oder ERP Implementierung spricht: Für Ihren Betrieb zählt am Ende, dass das System zu den bestehenden Abläufen in der Fertigung passt und die beteiligten Mitarbeitenden es im Tagesgeschäft tatsächlich nutzen können. Entscheidend ist nicht der Begriff, sondern ob der Ablauf von der ersten Analyse bis zur Begleitung im laufenden Betrieb zu Ihrem Betrieb passt.

BEOSYS begleitet diesen Prozess mit festen Ansprechpartnern von der ersten Anforderungsaufnahme bis über den Go-Live hinaus. Wer sich vorab mit den sechs Phasen einer ERP Einführung vertraut macht, weiß außerdem besser einzuschätzen, wann im eigenen Betrieb mit welchem Aufwand zu rechnen ist, und kann interne Ressourcen frühzeitig freihalten.

Eine ERP Einführung gelingt leichter, wenn intern klare Rollen feststehen. Neben einem internen Projektverantwortlichen, der als zentraler Ansprechpartner für BEOSYS dient, profitieren viele Betriebe davon, sogenannte Key User aus den wichtigsten Abteilungen wie Fertigung, Einkauf und Kalkulation frühzeitig einzubinden. Diese Personen kennen die bestehenden Abläufe am besten und können neue Prozesse im Tagesgeschäft mittragen. Diesen internen Key Usern steht während der gesamten ERP Implementierung ein fester Ansprechpartner auf Seiten von BEOSYS gegenüber, sodass Rückfragen nicht über wechselnde Kontakte laufen.

Wie viel Zeit die interne Projektleitung neben dem Tagesgeschäft investieren muss, hängt vom Umfang der ERP Einführung ab. Erfahrungsgemäß lohnt es sich, diese Rolle nicht nebenbei, sondern mit einem festen zeitlichen Budget einzuplanen, insbesondere während der Analyse und Konzeptphase, in denen viele Abstimmungen anfallen. BEOSYS unterstützt dabei mit strukturierten Terminen, sodass der Aufwand planbar bleibt und nicht unkontrolliert wächst.

Bevor eine ERP Einführung in den produktiven Betrieb geht, empfiehlt sich eine Testphase mit realen Daten aus Ihrem Betrieb. So lassen sich typische Abläufe, etwa von der Auftragserfassung bis zur Kalkulation, im neuen System durchspielen, bevor sie im Tagesgeschäft tatsächlich gebraucht werden. Auftretende Fragen können dann noch vor dem Stichtag geklärt werden, statt erst im laufenden Betrieb aufzufallen.

Diese Testphase ist auch deshalb Teil einer sorgfältigen ERP Implementierung, weil sie Mitarbeitenden die Möglichkeit gibt, sich mit der neuen Oberfläche vertraut zu machen, ohne unter dem Druck des laufenden Geschäfts zu stehen. Rückmeldungen aus dieser Phase fließen bei BEOSYS in die letzten Anpassungen vor dem Go-Live ein.

Eine ERP Einführung betrifft in der Regel mehrere Abteilungen gleichzeitig, weshalb regelmäßige, kurze Updates an alle Beteiligten hilfreich sind. Wenn Mitarbeitende frühzeitig wissen, was sich wann ändert und warum, sinkt erfahrungsgemäß der Widerstand gegenüber der Umstellung. Das gilt besonders in Fertigungsbetrieben, in denen viele Beschäftigte nicht täglich am Bildschirm arbeiten und Informationen daher aktiv weitergegeben werden müssen.

BEOSYS liefert im Rahmen der ERP Implementierung Schulungsunterlagen und Ansprechpartner, mit denen Sie diese interne Kommunikation unterstützen können. Wie genau die Information im Betrieb organisiert wird, etwa über Teambesprechungen oder Aushänge, bleibt dabei bei Ihnen, da Sie Ihren Betrieb und die gewohnten Kommunikationswege am besten kennen.