ERP für den Mittelstand

Abstrakt betrachtet klingt ein ERP System für den Mittelstand zunächst nach einem reinen Verwaltungswerkzeug. Im Tagesgeschäft zeigt sich der Unterschied jedoch sehr konkret: Ein Angebot lässt sich direkt aus hinterlegten Kalkulationsdaten erstellen, statt Zahlen erneut von Hand zusammenzutragen. Ein Auftrag ist vom Eingang bis zur Fertigstellung an einer Stelle nachvollziehbar, statt sich aus E-Mails, Notizzetteln und separaten Tabellen zusammensetzen zu müssen. Materialbestände sind für alle Beteiligten sichtbar, sodass Nachbestellungen rechtzeitig ausgelöst werden können, statt dass ein Engpass erst in der Werkstatt auffällt. Über die Maschinenbelegungssteuerung im Leitstand lässt sich außerdem erkennen, welche Maschine zu welchem Zeitpunkt durch welchen Auftrag belegt ist, sodass sich neue Aufträge realistisch einplanen lassen, statt Kapazitäten nur zu schätzen.

Für die Geschäftsführung eines mittelständischen Betriebs bedeutet das vor allem eines: Entscheidungen können auf Basis aktueller Zahlen getroffen werden, statt auf Schätzungen zu beruhen, die erst am Monatsende durch die Buchhaltung bestätigt oder widerlegt werden. Als ERP Anbieter mit Branchenfokus legt BEOSYS besonderen Wert darauf, dass diese Transparenz nicht nur der Geschäftsführung, sondern auch den Mitarbeitenden in Kalkulation, Einkauf und Fertigung im Alltag zugutekommt.

Die Entscheidung für ein neues ERP System im Mittelstand muss nicht mit einem vollständigen Wechsel an einem einzigen Stichtag beginnen. Am Anfang steht in aller Regel ein Gespräch, in dem wir uns Ihre bestehenden Abläufe in Kalkulation, Materialverwaltung und Fertigung genau ansehen, bevor irgendetwas umgestellt wird. Auf dieser Grundlage lässt sich einschätzen, welche Bereiche Ihres Betriebs von einem spezialisierten ERP System am meisten profitieren würden und in welcher Reihenfolge eine Einführung sinnvoll ist.

Für einen mittelständischen Fertigungsbetrieb ohne eigene IT-Abteilung übernimmt anschließend ein fester Ansprechpartner die weitere Begleitung: von der Einrichtung über die Datenübernahme bis zur Schulung Ihrer Mitarbeitenden, ohne dass Sie dafür zusätzliches IT-Personal aufbauen müssen. Wie Ihre bestehenden Daten übernommen werden und in welchen Etappen die Einführung läuft, klären wir dabei vorab, sodass der laufende Betrieb arbeitsfähig bleibt.

Fünf Einwände hören wir von mittelständischen Betrieben besonders häufig, bevor sie sich für ein neues ERP System entscheiden. Erstens die Sorge, der laufende Betrieb könnte während der Umstellung ins Stocken geraten: Deshalb planen wir die Einführung in der Regel in Etappen statt an einem einzelnen Stichtag, damit laufende Aufträge weiterlaufen können. Zweitens die Sorge, ein neues System sei zu komplex für die vorhandene Mannschaft: BEOSYS wurde von Anfang an für Betriebe ohne eigene IT-Abteilung entwickelt, entsprechend liegt der Fokus auf einer Bedienung, die sich mit überschaubarem Schulungsaufwand erlernen lässt.

Drittens die Sorge, man binde sich an einen ERP Anbieter, der die eigene Branche nicht wirklich versteht: Da BEOSYS seit 1986 ausschließlich für Fertigungsbetriebe der Metallindustrie weiterentwickelt wird, sprechen unsere Ansprechpartner dieselbe fachliche Sprache wie Ihre Werkstatt und Ihr Vertrieb. Viertens die Sorge um die eigenen historischen Daten: Bestehende Kalkulationen, Kundendaten und Auftragshistorien aus einem Vorgängersystem werden bei der Einführung strukturiert übernommen, statt verloren zu gehen oder manuell neu erfasst werden zu müssen. Fünftens, ein ebenfalls häufig genannter Punkt, betrifft die Kosten: Viele Betriebe befürchten unklare oder nachträglich steigende Kosten. Deshalb werden Aufwand und Kosten für Einführung und laufenden Betrieb bereits im ersten Gespräch offen besprochen, bevor eine Entscheidung ansteht.

Diese Offenheit gehört für uns zu einem seriösen ERP Anbieter.

Ein ERP System im Mittelstand muss nicht nur zur heutigen, sondern auch zur künftigen Betriebsgröße passen. BEOSYS selbst zeigt, wie eine solche Entwicklung aussehen kann: 1986 in Isselburg/Werth gegründet, 1992 nach Hamminkeln umgezogen, seit dem Jahr 2000 in Bocholt ansässig. Dort ist BEOSYS von ursprünglich 1.000 auf 2.400 Quadratmeter Bürofläche gewachsen und wurde durch einen Neubau am selben Standort erweitert. Weitere Standorte in Seevetal, Würzburg und Leipzig kamen zwischen 2011 und 2019 hinzu. 2015 wurden die Unternehmensanteile an die Elfrich-Stiftung übertragen, 2017 wurde die Führung an die nächste Generation übergeben, was insgesamt für eine langfristig angelegte, auf Kontinuität ausgerichtete Unternehmensstruktur spricht.

Für Sie als Kunde eines mittelständischen ERP Anbieters bedeutet das: Wächst Ihr Betrieb von einem einzelnen Standort auf mehrere, von wenigen Mitarbeitenden auf ein größeres Team, müssen Sie nicht auf ein komplett neues System migrieren. BEOSYS wird kontinuierlich um zusätzliche Module und Funktionen erweitert, sodass neue Anforderungen im bestehenden ERP System abgebildet werden können. Jeder Systemwechsel bindet sonst Zeit und Aufmerksamkeit, die im Tagesgeschäft an anderer Stelle fehlt. Ein ERP System im Mittelstand, das von Anfang an auf Wachstum ausgelegt ist, statt für eine feste Betriebsgröße konzipiert zu sein, erspart Ihnen genau diesen wiederholten Umstellungsaufwand und begleitet Sie mit denselben Ansprechpartnern über einen langen Zeitraum.

Der Unterschied zwischen einem ERP System im Mittelstand und einer generischen Konzernlösung zeigt sich selten in einer einzelnen Funktion, sondern in der Summe vieler kleiner Entscheidungen bei der Entwicklung der Software. Eine Konzernlösung muss gleichzeitig für Handel, Dienstleistung, Industrie und viele weitere Branchen funktionieren, entsprechend allgemein sind viele ihrer Standardprozesse gehalten, und entsprechend aufwendig ist die Anpassung an einen einzelnen Fertigungsbetrieb. Ein spezialisierter ERP Anbieter wie BEOSYS geht den umgekehrten Weg: Die Software wird ausschließlich für Fertigungsbetriebe im Maschinenbau, in der Blechbearbeitung, Zerspanung, im Anlagenbau und im Werkzeugbau weiterentwickelt, sodass branchentypische Abläufe wie Kalkulation, Materialverwaltung und Fertigungssteuerung von Beginn an vorgesehen sind, statt nachträglich ergänzt werden zu müssen.

Für einen mittelständischen Betrieb bedeutet das in der Praxis: weniger Anpassungsaufwand bei der Einführung, weniger Schulungsbedarf, weil die Abläufe der Software den tatsächlichen Abläufen im Betrieb bereits ähneln, und ein Ansprechpartner, der die Fachbegriffe der eigenen Branche versteht, statt sie erst nachschlagen zu müssen. Wer ein ERP System im Mittelstand sucht, das diesen Unterschied macht, sollte deshalb weniger nach der Funktionsliste allein fragen, sondern danach, für welche Branche und welche Betriebsgröße ein ERP Anbieter seine Software ursprünglich entwickelt hat.